Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời đã trở nên rất phổ biến đối với bất kể một doanh nghiệp nào. Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại cho người tham dự được sự thoải mái, dễ chịu hơn nhờ vào không gian thoáng mát, rộng rãi. Nhưng so với việc tổ chức sự kiện trong nhà thì sự kiện ngoài trời có nhiều những rủi ro về thời tiết và nhiều yếu tố khác hơn. Vì vậy mà cần phải chuẩn bị và có kế hoạch thật sự kỹ lưỡng, chỉnh chi thì mới đem lại được sự thành công cho chương trình.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là thực hiện theo kế hoạch cụ thể đã được xây dựng. Dựa vào những yêu cầu của đơn vị tổ chức và ý tưởng, nội dung….Và hiện nay hầu hết đều lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời vì nó có nhiều ưu điểm về không gian và cũng như mang lại sự thoải mái hơn cho khách mời. Tuy nhiên thì việc tổ chức ngoài trời do không có mái che chắn nên việc phụ thuộc vào thời tiết là điều dễ gặp phải.
Những hạng mục cần phải chuẩn bị khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Lựa chọn nơi tổ chức và ngày giờ tổ chức
Để có thể lựa chọn được một địa điểm phù hợp cho sự kiện thì bạn cần xác định được lượng khách hàng và đối tượng khách hàng khoảng bao nhiêu. Với không gian ngoài trời thì càng rộng rãi, sạch sẽ thì càng tốt. Bạn có thể chọn bãi biển, công viên, sân bóng….
Địa điểm nên ở khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc đi lại. Nhưng cũng phải đảm bảo về an ninh xung quanh khu vực đó. Để không xảy ra những tình huống gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Có thể cập nhật trước tình hình thời tiết để hạn chế tối đa những ảnh hưởng xấu do thời tiết gây nên.
- Chuẩn bị kỹ công tác truyền thông
Trước khi sự kiện diễn ra thì bạn cần có đầy đủ thiệp mời gửi đến khách tham dự. Để cân đối được số lượng khách hàng tham dự sự kiện, từ đó thì việc truyền thông sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
Chuẩn bị chỗ đứng hoặc chỗ ngồi riêng biệt cho nhân sự truyền thông như phóng viên, quay phim, báo chí…những người đến để làm công tác quảng cáo hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến với mọi người. Trong các cách truyền thông thì đây là phương pháp mang lại hiệu quả rất tốt.
- Chuẩn bị giấy phép biểu diễn rõ ràng
Để có thể tổ chức được một sự kiện. Bắt buộc bạn phải được cấp phép tổ chức. Vì vậy bạn phải chuẩn bị đủ, rõ ràng trước khi sự kiện được diễn ra. Để sự kiện diễn ra thành công. Nếu như bạn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời. Thì đơn vị này sẽ giúp bạn lo toàn bộ giấy tờ và thủ tục mà bạn không cần phải chuẩn bị gì.
- Thiết bị và cơ sở vật chất cho sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều ưu điểm về không gian. Giúp bạn có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo và phong phú hơn. Các thiết bị và cơ sở vật chất cần chuẩn bị khá nhiều như: thiết kế, thi công sân khấu, dựng backdrop, thiết bị âm thanh, ánh sáng và nhiều các phụ kiện khác đi kèm. Mọi thứ đều cần được chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra. Như vậy mới có thể đảm bảo được sự kiện không gặp sự cố xảy ra.
Kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời
Để có thể chuẩn bị chu đáo cho sự kiện. Thì kịch bản chương trình cũng sẽ cần phải được xây dựng chi tiết bao gồm các phần cơ bản như sau:
- Các bộ phận phải nắm được rõ các công việc của mình trong bản kế hoạch. Sau đó thì tiến hành tập luyện và demo toàn bộ chương trình lại một vài lần để xem kết quả như vậy đã đạt chưa.
- Các vị đại biểu lên phát biểu và bắt đầu chương trình khen thưởng ( nếu có)
- Bắt đầu biểu diễn các tiết mục văn nghệ của các nghệ sĩ nhằm mang lại không khí sôi nổi, hứng thú cho các khách mời sự kiện không bị nhàm chán.
- Giao lưu văn nghệ hoặc trò chơi với các khách mời tham dự sự kiện.
- Nhập tiệc ( nếu sự kiện có kèm ăn uống)
- Cần phải đảm bảo an toàn về trật tự xã hội cũng như cháy nổ đối trong và xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.
Tại sao nên chọn NetMedia làm đơn vị để sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời
Có nhiều đơn vị để bạn lựa chọn. Nhưng tại sao NetMedia chúng tôi vẫn luôn là đơn vị được khách hàng tin tưởng hàng đầu. Bởi vì chúng tôi là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện ngoài trời nói riêng. Bạn có sẽ yên tâm hơn lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm lâu lắm như chúng tôi. Hơn nữa chi phí dịch vụ chúng tôi cung cấp luôn đảm bảo cạnh tranh. Đảm bảo quyền lợi cho bạn.
Cùng với đó chúng tôi cung cấp đa dạng hình thức tổ chức sự kiện, với nhiều gói dịch vụ khác nhau cho bạn lựa chọn.Chính vì thế mà bạn không phải mất thời gian đi tìm ở đâu. Đến với công ty cổ phần NetMedia chúng tôi sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời đẳng cấp, ấn tượng.
Giá dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời
Nếu bạn đang có nhu cầu đối với dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và báo giá cho các bạn nhanh nhất.
Như vậy là chúng tôi đã đưa ra một số thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời. Bởi sự quan trọng và cần thiết nên thay vì tự tổ chức thì các bạn nên lựa chọn một đơn vị uy tín để đặt niềm tin. Vừa giúp bạn có thể hạn chế rủi ro lại tiết kiệm được chi phí.
